מלאי מת ומלאי איטי: איך מזהים, מה בודקים ומה עושים

למה מלאי שלא זז הוא בעיה של כסף, לא רק של מקום

כל מוצר על המדף הוא כסף ששילמתם לספק ועוד לא חזר. כשהמוצר לא נמכר, הכסף תקוע במקום לממן סחורה שכן נמכרת.

מלאי שלא זז גם תופס מקום במחסן ועל המדף, מסתיר מוצרים שעובדים ודורש ספירה וטיפול כמו כל פריט אחר.

הבעיה היא שקשה לראות אותו. מוצר שנמכר מהר מורגש מיד כשהוא חסר. מוצר שלא נמכר פשוט נשאר שם, בשקט.

מה ההבדל בין מלאי איטי למלאי מת?

מלאי איטי עדיין נמכר, רק לאט יותר ממה שתכננתם. מלאי מת כמעט לא נמכר לאורך תקופה ארוכה, וסביר שלא יימכר במחיר המלא בלי פעולה מצדכם.

אין מספר ימים אחד שמתאים לכולם. מקורות מקצועיים מציינים כלל אצבע של 90 עד 180 יום בלי מכירה בקמעונאות, ו־180 עד 360 יום במוצרים תעשייתיים ועונתיים. זו נקודת פתיחה, לא הגדרה.

את הסף קובעים לפי סוג המוצר:

• מוצרים עונתיים: בגד ים שלא נמכר בדצמבר הוא לא מלאי מת. משווים לעונה הקודמת, לא לחודש שעבר.
• מוצרים יקרים שנמכרים לאט מטבעם: ספה שנמכרת פעם בחודשיים יכולה להיות מוצר בריא לגמרי.
• מוצרים עם תאריך תפוגה: כאן חלון הזמן קצר בהרבה, כי הזמן עצמו מוריד את הערך.
• מוצרים עם הזמנות פתוחות: יחידה ששמורה ללקוח לא זזה מהמדף, אבל היא כבר לא פנויה למכירה.

איך מודדים: שלושה מספרים פשוטים

לא צריך מערכת מורכבת כדי להתחיל. מספיקה היסטוריית מכירות של כמה חודשים לפחות, ושלושה מספרים לכל מוצר:

1. ימים מאז המכירה האחרונה: המספר הכי פשוט, והדרך הכי מהירה לזהות מוצרים שנעצרו.
2. שיעור מכירה מתוך הכמות שהתקבלה: כמה יחידות נמכרו בתקופה, חלקי כמה יחידות התקבלו בה.
3. ימי מלאי: הכמות הנוכחית חלקי קצב המכירה היומי הממוצע. התוצאה מראה לכמה ימים המלאי יספיק בקצב הנוכחי.

דוגמה: שלושה מוצרים בחנות כלי בית

ההנחות: הנתונים מומצאים לצורך ההמחשה. במחבת ובקערות הסחורה התקבלה לפני 90 יום, ובודקים את התקופה מאז. במגש בודקים את כל התקופה מאז שהתקבל. אין הזמנות פתוחות או החזרות שמשנות את התמונה, והסף שנבחר לדוגמה הוא 90 יום בלי מכירה.

• מחבת 28 ס״מ: התקבלו 40 יחידות, נמכרו 30 ונשארו 10. שיעור המכירה הוא 30 חלקי 40, כלומר 75%. בממוצע נמכר שליש יחידה ביום (30 חלקי 90), ולכן 10 היחידות יספיקו לכ־30 יום. מוצר בריא.
• סט קערות זכוכית: התקבלו 30 יחידות, נמכרו 6 ונשארו 24. שיעור המכירה הוא 6 חלקי 30, כלומר 20%. בממוצע נמכרת יחידה כל 15 יום (90 חלקי 6), ולכן 24 היחידות יספיקו לכ־360 יום. המכירה האחרונה הייתה לפני 12 יום. זה מלאי איטי: הוא זז, אבל ההזמנה הייתה גדולה מדי לקצב.
• מגש הגשה מעוצב: 20 יחידות התקבלו לפני כ־150 יום. יחידה אחת נמכרה כעבור 20 יום, ומאז אף אחת. נשארו 19, שיעור המכירה הוא 1 חלקי 20, כלומר 5%, והמכירה האחרונה הייתה לפני כ־130 יום, מעבר לסף. זה מועמד למלאי מת, אבל עדיין לא מסקנה.

מה בודקים לפני שמחליטים שזה מלאי מת?

מספר שנראה רע לא תמיד אומר שהמוצר לא נמכר. לפני שמחליטים, עוברים על הנקודות האלה:

• מיקום: אולי המוצר מחכה במחסן ולא הגיע למדף, או שהוא נמכר בסניף אחד ותקוע בסניף אחר. במצב כזה, עדיף להעביר בין סניפים מאשר לצאת במבצע.
• וריאציות: מוצר שנראה איטי בסך הכול יכול להסתיר מידה או צבע שנמכרים היטב, לצד שניים שלא. בודקים כל וריאציה בנפרד.
• רישום שגוי: ספירה ישנה, מק״ט כפול או ברקוד שמשויך למוצר אחר יכולים ליצור מלאי שלא קיים, או להסתיר מכירות. ספירה ממוקדת של המוצר על המדף פותרת את הספק.
• החזרות: פריטים שחזרו מלקוחות מעלים את המלאי בלי קשר לביקוש. אם הם חוזרים שוב ושוב, ייתכן שהבעיה היא באיכות או בתיאור המוצר, ולא בכמות.
• זמני אספקה של הספק: אם הספק מביא סחורה פעם ברבעון, מלאי לשלושה חודשים יכול להיות הגיוני. אם הוא מספק תוך שבוע, אותו מלאי כבר גדול מדי.
• עונה והזמנות פתוחות: אולי העונה של המוצר עוד לא הגיעה, או שחלק מהיחידות כבר שמורות ללקוח.

מה עושים עם מלאי איטי או מת, ומה המחיר של כל דרך

אין פתרון אחד נכון. כל אפשרות מחזירה חלק מהכסף, אבל יש לה מחיר משלה:

• מארז: מצמידים מוצר איטי למוצר שנמכר היטב. כל מוצר שומר על המחיר שלו כשהוא נמכר לבד, וההנחה מסתתרת במארז. צריך לוודא שהמארז לא פוגע במכירות של המוצר המוביל בנפרד.
• מבצע ממוקד: הנחה קטנה, הטבת משלוח או מקום טוב יותר על המדף. פוגע פחות ברווח, אבל לא תמיד מספיק למוצר שנעצר.
• מבצע חיסול: מוריד מלאי מהר ומפנה מקום וכסף, במחיר של רווח נמוך. מבצעים תכופים גם מרגילים לקוחות לחכות להנחה ופוגעים במכירות במחיר מלא.
• החזרה לספק: אם ההסכם מאפשר, זו דרך להחזיר חלק מהעלות. לא כל ספק מסכים, ולפעמים ההחזרה מותנית בדמי טיפול או בהזמנה אחרת. כדאי לברר מוקדם, לפני שהמוצר מתיישן.
• ערוץ מכירה אחר: מוצר שלא זז בחנות יכול להימכר באתר, ולהפך. המחיר הוא הזמן שמושקע בצילום, כתיבה ומשלוחים.
• שינוי סף ההזמנה: הצעד שמונע את הבעיה הבאה. אם מוצר איטי ממשיך להיות מוזמן באותה כמות, הבעיה תחזור. מקטינים את הכמות בהזמנה הבאה, או עוצרים הזמנות עד שהמלאי יורד.
• תרומה או פינוי: כשאין ברירה, הם מפנים מקום ועוצרים את עלויות האחסון. לפני שמחליטים, בודקים עם רואה החשבון איך זה משפיע על הדוחות.

איך מונעים את הסיבוב הבא

רוב המלאי המת נוצר כבר ברגע ההזמנה: הזמנה ״ליתר ביטחון״, הנחת כמות מהספק שמפתה לקנות מעבר לצורך, או מוצר חדש שהוזמן בכמות של מוצר ותיק.

שני הרגלים עוזרים. הראשון: לקבוע לכל מוצר נקודת הזמנה לפי קצב המכירה וזמן האספקה. השני: לעבור פעם בחודש על רשימת המוצרים שעברו את הסף שקבעתם.

רשימת בדיקה חודשית

אפשר להעתיק את הרשימה הזו כמו שהיא ולעבור עליה פעם בחודש:

1. קבעו סף ימים בלי מכירה לכל קבוצת מוצרים, לפי עונתיות וסוג מוצר.
2. הוציאו רשימה של המוצרים שעברו את הסף, עם הכמות במלאי.
3. בדקו כל מוצר ברשימה לפי מיקום ולפי וריאציה.
4. ודאו בספירה שהכמות במערכת היא הכמות על המדף.
5. בדקו החזרות, הזמנות פתוחות וזמני אספקה של הספק.
6. בחרו פעולה לכל מוצר: העברה, מארז, מבצע, החזרה לספק או המשך מעקב.
7. עדכנו את הכמות בהזמנה הבאה של המוצר, או עצרו אותה.
8. חזרו לרשימה בעוד חודש ובדקו מה זז.

איפה StokBox נכנסת לתמונה

את כל זה אפשר לעשות גם בגיליון, אם המכירות והמלאי מעודכנים בו. ב־StokBox כל תנועה נשמרת בהיסטוריה, המלאי מוצג לפי מיקום (כמה מיקומים בתוכנית Business), ולכל מידה, צבע או וריאציה יש כמות משלה. כך קל יותר לענות על השאלות שלמעלה.

המלצות הרכש ב־StokBox משקללות את קצב המכירות, זמני האספקה והמלאי שבדרך, ועוזרות להתאים את ההזמנה הבאה לקצב שבו המוצר נמכר בפועל.

יודעים בדיוק מה יש במלאי. יודעים מה חסר. יודעים מה צריך להזמין. יודעים מה נמכר. יודעים מה לא זז.