ניהול מלאי בכמה סניפים ומחסנים: העברות, ספירות וספים

למה המספר הכולל כבר לא מספיק כשיש יותר ממיקום אחד?

כשיש יותר מסניף אחד, המספר הכולל כבר לא מספיק. עשרים יחידות של פריט בכל העסק נראות מרגיעות על הנייר. אבל ללקוח שנכנס לחנות ומבקש אותו, עשרים יחידות שיושבות במקום אחר לא עוזרות.

בכמה סניפים צריך לדעת איפה נמצאת כל יחידה. מי שמסתכל רק על הסך הכולל עלול להזמין מהספק סחורה שיש ממנה עודף בסניף אחר, ויתקשה לתכנן מבצעים או להבטיח ללקוח משלוח מהיר.

מוכר שמבטיח ללקוח מוצר לפי הסך הכולל עלול לגלות שהפריט בכלל לא נמצא בסניף. לכן כל נקודת מכירה צריכה מספר משלה, לצד התמונה הכללית של העסק.

מה נחשב מיקום, ומה לא?

הכול מתחיל בהחלטה מה נחשב מיקום. מיקום הוא מקום פיזי שמישהו אחראי עליו ושאפשר לספור בו. לא כדאי לפצל יותר מדי: מדף, מגירה או ארגז בתוך החנות הם חלק מהחנות, לא מיקום נפרד.

מגדירים כמיקום רק מקום שסחורה נכנסת אליו, יוצאת ממנו או מאוחסנת בו בנפרד. כך מנהלים מחסן וחנות בלי להעמיס על הצוות רישומים מיותרים.

• חנות: סחורה לתצוגה ולמכירה ללקוחות.
• מחסן מרכזי או אזורי: מקבל סחורה מספקים ומזין את החנויות.
• רכב של סוכן או טכנאי: מלאי קבוע שיוצא איתו לעבודה מחוץ לעסק.
• חנות פופ־אפ או דוכן ביריד: מקום זמני שמקבל מלאי לתקופה מוגדרת.

מי מזיז סחורה, ואיך לא מאבדים תנועות בדרך?

הרבה פערים מתחילים במשפט אחד: ״לקחתי כמה מהמחסן, אעדכן אחר כך.״ מהרגע הזה המספר במחסן והמספר בחנות כבר לא נכונים. לכן לכל מיקום צריך אחראי אחד על המלאי.

קובעים מי רשאי להוציא סחורה מכל מיקום ומי מקבל אותה ביעד. שום פריט לא יוצא בלי שההעברה נרשמת, וכך כל תנועה גלויה לשני הצדדים ולא תלויה בזיכרון של מישהו.

כשיש אחראי ברור לכל מיקום, קל יותר לתפוס טעות ולתקן אותה קרוב לרגע שבו קרתה, ולא שבועות אחר כך בספירה.

מתי מעבירים מלאי בין סניפים, ומתי מזמינים מהספק?

העברה מתאימה כשהבעיה היא איפה הסחורה נמצאת, ולא כמה יש ממנה. יש שני סימנים מוכרים. פריט ירד מתחת לסף באחד המיקומים, בזמן שבמיקום אחר יש ממנו יותר ממה שהוא צריך עד ההזמנה הבאה. או פריט שזז לאט בסניף אחד ונמכר היטב בסניף אחר, למשל מידה שמבוקשת רק באזור מסוים. ולצד הסימנים יש הרגל אחד: לפני כל הזמנה חדשה מהספק, בודקים קודם את שאר המיקומים. העברה לרוב מהירה יותר מהזמנה, לא תוקעת עוד כסף בסחורה ומפנה מדף בסניף שבו הפריט תקוע.

מזמינים מהספק כשהפריט נמוך בכל המיקומים, כי העברה רק מזיזה את המחסור ממקום למקום. כשמזמינים, מחליטים מראש לאיזה מיקום הסחורה תגיע, כדי שלא תצטרכו להעביר אותה שוב. וגם לא מעבירים כשההעברה תוריד את המיקום השולח מתחת לסף שלו: בעוד כמה ימים תצטרכו להחזיר אליו סחורה, או להזמין בשבילו.

כמה כללים שחוסכים העברות מיותרות:

• בודקים כמה יישאר במיקום השולח אחרי ההעברה, ומשווים לסף שלו.
• מעבירים כמה שהיעד צריך עד ההזמנה הבאה שלו, ולא את כל מה שיש במקור.
• אם אותו פריט עובר הלוך וחזור בין אותם סניפים, כנראה שהסף באחד מהם לא מתאים. מתקנים את הסף, במקום להמשיך להעביר.

איך נראית העברה תקינה בין סניפים ומחסנים?

העברה בין סניפים דורשת תיאום בין מי ששולח למי שמקבל. במערכות ERP נהוג לרשום אותה בשני שלבים: סחורה שיצאה מהמיקום השולח מסומנת ״בדרך״ עד שהיא נקלטת ביעד. כך היא לא נעלמת מהדוחות בזמן הנסיעה, וגם לא נספרת פעמיים.

ביעד קולטים רק אחרי שהסחורה הגיעה ונבדקה: פותחים את המשלוח ומשווים את מה שנשלח למה שהגיע בפועל. אם יש פער, רושמים אותו מיד בקליטה, ולא ״מעגלים״ מספרים.

1. רושמים העברה עם מספר אחד: מאיזה מיקום, לאיזה מיקום, אילו פריטים וכמה.
2. מלקטים את הפריטים במיקום השולח ומאשרים שהמשלוח יצא.
3. בזמן הנסיעה הפריטים מסומנים ״בדרך״, ולא זמינים למכירה באף אחד מהמיקומים.
4. ביעד פותחים את המשלוח ובודקים אותו מול תעודת ההעברה.
5. קולטים לפי הכמות שהגיעה בפועל, ורושמים פערים אם יש.

איך סופרים כל מיקום בנפרד?

בעסק עם כמה מיקומים לא סופרים מול סך המלאי של העסק. כל מיקום נספר מול הרשומה שלו, כדי לגלות חוסר או עודף במקום מסוים. במבט על הסך הכולל, עודף בסניף אחד עלול להסתיר חוסר בסניף אחר.

לפני שסופרים מיקום, בודקים אם יש העברות פתוחות אליו או ממנו. סחורה שיצאה ועוד לא נקלטה מסמנים בבירור ומוציאים מהספירה. סופרים רק את מה שנמצא פיזית במקום.

במקום ספירה שנתית אחת גדולה אפשר לעבור לספירה מחזורית: סופרים קבוצות קטנות של פריטים לאורך השנה, לפי מחסן או אזור. כך מגלים סטיות מוקדם ומתקנים אותן בלי לסגור את העסק ליום שלם.

ספי הזמנה: לכל סניף או לעסק כולו?

סף שמוגדר רק לעסק כולו משאיר נקודה עיוורת: המלאי הכולל נראה תקין, אבל בסניף מבוקש לא נשארה אפילו יחידה אחת ממוצר מוביל. לכן קובעים סף נפרד לכל חנות ולכל מחסן, לפי קצב המכירה במקום.

כשהמחסן המרכזי מזין את החנויות, יש שתי רמות של ספים. ירידה מתחת לסף בחנות היא סימן להעביר סחורה מהמחסן. ירידה מתחת לסף של המחסן או של העסק כולו היא סימן להזמין מהספק.

מה עושים כשסניף מוכר פריט שלפי המערכת לא נמצא בו?

מצב מוכר: לקוח עומד בקופה עם פריט ביד, ולפי המערכת יש ממנו אפס בסניף. הנטייה הראשונה היא לתקן את הכמות ליחידה אחת ולהמשיך. עדיף שלא: תיקון כזה מסתיר את מקור הבעיה, והפער פשוט עובר למקום אחר.

אם הפריט נמצא בחנות, הוא הגיע אליה איכשהו, כלומר הייתה תנועה שלא נרשמה. אולי העברה שבוצעה בפועל ולא נקלטה, ואולי החזרה של לקוח שנרשמה בסניף הלא נכון. בודקים, רושמים את התנועה החסרה, ורק אז רושמים את המכירה.

• יש העברה פתוחה או משלוח מהמחסן שהגיע ועוד לא נקלט?
• החזרה של לקוח נרשמה בטעות בסניף אחר?
• נבחרה בטעות וריאציה אחרת, למשל צבע או מידה?
• הייתה טעות בספירה האחרונה בסניף הזה או בסניף סמוך?
• אחרי שמוצאים את הסיבה, רושמים את ההעברה החסרה לסניף הנוכחי, ורק אז את המכירה.

דוגמה: מחסן אחד, שתי חנויות והעברה אחת

דוגמה עם נתונים מומצאים: לעסק יש מחסן מרכזי, חנות בתל אביב וחנות בחיפה. בבוקר יש ממוצר מסוים 40 יחידות במחסן, 6 בתל אביב ו־2 בחיפה. בסך הכול 48 יחידות.

הסף לכל חנות הוא 5 יחידות. בחיפה יש 2, כלומר מתחת לסף. מחליטים להעביר 8 יחידות מהמחסן לחיפה. כשהמשלוח יוצא, במחסן נשארות 32 יחידות, ובחיפה עדיין 2, כל עוד הסחורה בדרך.

בזמן הנסיעה 8 היחידות מסומנות ״בדרך״: הן כבר לא במחסן ועוד לא זמינות בחיפה, והסך הכולל של העסק נשאר 48. רק כשהמשלוח מגיע לחיפה והצוות מאשר קליטה, המלאי בחיפה עולה ל־10. אילו רשמו את היציאה מהמחסן בלי לסמן את הסחורה ״בדרך״, היה נראה לרגע כאילו בעסק יש רק 40 יחידות.

צ׳ק־ליסט שבועי למלאי בכמה מיקומים

חצי שעה קבועה בשבוע מספיקה כדי לעלות על פערים לפני שלקוח מרגיש בהם. עוברים על הרשימה יחד עם מנהלי הסניפים והאחראי על המחסן.

• אין העברות שנשארות ״בדרך״ יותר זמן ממה שלוקחת הנסיעה.
• כל משלוח שהגיע לסניף נקלט במלואו.
• פריטים שנמכרו כשהמלאי שלהם היה אפס או פחות נבדקו, ומקור הפער ידוע.
• המלאי בכל חנות הושווה לסף שלה, והעברות מהמחסן תוכננו.
• במחסן המרכזי סומנו המוצרים שמתקרבים לסף הזמנה מספק.
• קבוצת פריטים אחת נספרה באחד המיקומים, והסטיות נרשמו.
• בכל רכב של סוכן או טכנאי יש בדיוק מה שרשום עליו.

איך זה נראה ב־StokBox?

ב־StokBox רואים כמה יחידות יש בכל חנות, סניף או מחסן. מבצעים העברה, והמלאי מתעדכן בשני הצדדים. ניהול כמה סניפים ומחסנים זמין בתוכנית Business.

סניף אחד או כל העסק, במסך אחד. ההרגלים שתיארנו כאן שומרים על המספרים במסך מדויקים: אחראי לכל מיקום, רישום של כל העברה וספירה לפי מיקום.